職場で「もっと違う伝え方が出来たら良いのに」と後悔したことはありませんか？言葉の引き出しを増やして職場環境を穏やかに切り抜けていく方法を紹介します。この記事では明日から使えるコミュニケーション術を私の経験を元に６０パターン紹介しているので参考にしてみて下さい。
①～⑳に戻る方はコチラ：「職場でのコミュニケーション」コレ〇コレ✕の言葉遣い６０パターン～前篇～
職場での言葉遣いコレ〇コレ✕【㉑～㉚】
㉑ＯＫです
上司や取引先の前で「ＯＫです。」はコレ✕、「承（うけたまわ）りました。」がコレ〇になりますので頼み事やお願い事があった際には真面目な印象を与えるために使っていきましょう。
親しい同僚や部下の場合には「ＯＫです。」を使っても良いのかもしれませんが、声のトーンを少し軽くして「承りました～。」と日常的に癖を付けた方が間違えて使うことは減るので個人的にはこちらがオススメです。
例えば「○○についてですね、承りました。」「承りました、責任を持って担当させていただきます。」のように「任せて大丈夫だな。」と安心感を与えることが出来ます。
㉒どっちでもいいです
相手に物事を決めてもらう時に「どっちでもいいです。」はコレ✕、「お任せします。」がコレ〇で、特に意見や希望することが無い場合には感謝の気持ちを込めて伝えたいフレーズになります。
比べてみるとコレ✕については投げやりなイメージがあるのに対して、コレ〇は信頼しているので大丈夫というイメージが伝わってきます。意味は同じでも伝わり方は違うものです。
例えば「私は○○さんにお任せします。」「私はどちらか選べないのでお任せします。」と相手を不快にさせないための言葉遣いを選んでいきましょう。
㉓出来たらやります
仕事を頼まれてその場で判断が出来ない時に「出来たらやります。」はコレ✕、「出来るか確認してから連絡します。」がコレ〇。曖昧な返事ではなく、結果を伝えることで信頼関係を積み重ねるようにしましょう。
他にも「出来ると思います。」「考えておきます。」「今は分かりません。」は曖昧に受け取られるので使わないように注意が必要です。最後まで責任感を持ち、悪い結果でも伝えるのが大切です。
例えば「会社に持ち帰って確認してからのご連絡でもよろしいですか？」「私の方で出来るか確認してからのお返事でもよろしいでしょうか？」と自分から提案、報告することが相手に安心感を与えます。
㉔今やっています
上司に仕事の進捗状況を聞かれた際に「今やっています。」はコレ✕、「現在、鋭意（えいい）進めている所です。」がコレ〇。言い換えることによって、ひたむきに、集中して取り組んでいることを伝えられます。
余裕が無いように聞こえてしまう返事より、しっかりと確実に進めている落ち着きがある言葉を使うことで相手に安心感を与えることができます。
他にも「現在、○○まで進んでいます。」「後は、○○する所まで進んでいます。」と全体の完成度を伝える言い回しを伝えても良いと思います。
㉕わかりません
初めての仕事や期間が空いていて自信が無い仕事を急に任された時に「わかりません。」はコレ✕、「○○が初めてなので教えて頂けますか？」がコレ〇。前向きに取り組みたいという意思をプラスした言葉を加えるようにしましょう。
知ったかぶりや、分からないので何もしない行動は自分の信用を下げてしまう事に繋がります。教えてもらう姿勢で話すことで円滑に仕事に取り組むことが出来ます。
例えば「○○の仕事から離れているのでもう一度、教えて頂けますか？」「初めて○○をするのですが教えて頂けますか？」のように素直な気持ちを伝えた方が良いです。
㉖また頑張ります
仕事のミスを許してもらった後に「また頑張ります。」はコレ✕、「これに懲りずに今後ともよろしくお願いいたします。」と伝えて失敗を次に生かせるコレ〇フレーズを覚えましょう。
このフレーズによって次は大丈夫という安心感を与えることが出来ると思います。失敗はもちろん自信を無くすかもしれませんが、良い経験をさせてもらったと割り切って次回に繋げたいですね。
例えば「今回は申し訳ございませんでした、これに懲りずに今後ともよろしくお願いいたします。」「ありがとうございます、これに懲りず、何卒よろしくお願いいたします。」と伝えて失敗の中でも好感を持ってもらえる伝え方をしましょう。
㉗結構です
仕事を手伝ってもらうシーンで「結構です。」はコレ✕、「とりあえず、一人でやってみます。」がコレ〇。最初は一人でやってみたい事をやわらかく伝える素敵な言葉です。
私がコミュニケーションの中で一番気を付けているのは相手を不快にさせない事、人によっては不快になってしまうかもしれない言葉を選ぶよりも全員が不快にならない言葉を選ぶようにしています。
例えば「ありがとうございます、とりあえず、一人でやってみても良いですか？」「まず、一人でやってみて、少しでもダメだと思ったら助けを求めてもいいですか？」と相手を最終手段として頼っている事を伝えると断っているのに好感を持ってもらえます。
㉘早くやってもらえませんか？
頼んでいる仕事を催促したいときに「早くやってもらえませんか？」はコレ✕、「急かすようで申し訳ありませんが」と少し遠回しな言い方をするのがコレ〇です。
他にも感謝の気持ちを込めながら伝えたり、時間の指定がある事を一緒に添えて伝えると催促している理由が相手に伝わるので人間関係が悪くなることは避けられます。
例えば「急かすようで申し訳ありませんが、○○時までに終わらせて頂けると助かります。」「○○日に使用するのですが、私も一度確認しなければいけないので、少しだけ急いでくださるとありがたいです。」と感謝と理由を添えて話すことを意識しています。
㉙これ以上は無理です
値段交渉をするシーンで応えられない金額を提示されたとき「これ以上は無理です。」はコレ✕、「ご容赦（ようしゃ）いただけませんでしょうか？」がコレ〇。きっぱり断らずにやんわり断って交渉決裂しないように話し合いを進めましょう。
低姿勢で話を進める中で言葉以外にも態度や表情、話し方も大切になってくる重要な場面です。言葉選びが交渉に影響しているのでしっかりと勉強しておきたいですね。
例えば「上司と相談したのですがやはり難しいようで、もう少しだけご容赦いただけませんか？」「その金額で交渉を進めるのは難しいので、単価を○○円程でご容赦頂ければ幸いです。」とこちらの提案も伝えるパターンもあります。
㉚届いたら確認しておいてください
書類や請求書、領収書などを送った事を上司に報告する場合「届いたら確認しておいてください。」はコレ✕、「ご査収（さしゅ）ください。」がコレ〇。営業職や事務職をしている方はよく使用する言葉です。
同僚や親しい間柄の人には「ご確認お願い致します。」と使うこともありますが、最初のうちは間違えて使うことを防ぐ為に「ご査収ください。」で統一しても問題はありません。
例えば「企画書をお送りいたします。ご査収ください。」「○○様に合うと思い、資料を同封させていただきました、ご査収ください。」と丁寧な言葉を知っておきましょう。
職場での言葉遣いコレ〇コレ✕【㉛～㊵】
㉛今ちょっと忙しいので
自分がキャパオーバーしている時に新しい仕事を頼まれた場合、「今ちょっと忙しいので。」はコレ✕、「物理的に難しい状況なので。」がコレ〇。まず、すぐに手を付けることが難しい現状をしっかりと伝えましょう。
そして他の時間帯や日時を提案して対応する事を忘れないようにしましょう。自分の状況を伝えるだけにして突き放さないような会話をすることがコミュニケーションのコツです。
例えば「○○日は予定が入っており、物理的に難しいので、他の日で都合の良い時間はありますか？」「今は物理的に難しい状況なので、○○時以降になりますがよろしいでしょうか？」と自分のスケジュールを管理しながら代替案を提案しましょう。
㉜規則なので
取引相手やお客様から会社の規則で禁止されている事を要求されたときに「規則なので。」と断るのはコレ✕、「事務的な伝え方で申し訳ありませんが。」がコレ〇になります。前置きに使うと効果的な言葉なので覚えておきましょう。
本当は柔軟に対応したい気持ちはあるのですが、、、という気持ちを含ませる言葉なので意外と相手は受け入れてくれることが多いと思います。私も良く使っていました。
例えば「事務的な伝え方で申し訳ありませんが、○○時以降の受付は出来ません。」「事務的な伝え方になってしまいますが、〇日以降の到着は無効になります。」意志をしっかり伝えることが出来るので相手が不快になる事が減りました。
㉝前と言ってた事が違うのですが
仕事の流れや作業方法が急に変更となった時「前と言ってた事が違うのですが。」はコレ✕、「○○さんから指示を頂いた通りに行っていますが。」がコレ〇。感情的な言葉を使わずに、自分は悪く無い事を伝えることが出来ます。
自分の無実を伝え、揉める原因を作らないようにするための大人の言葉遣いをすることで、勝手に行動している訳では無いと伝え、現場が炎上する事も防げます。
例えば「先日、○○さんに指示された通りに行っています。」「○○さんが作成した工程表通りに作業を行っています。」と明確に指示をされている事を伝えるようにして下さい。
㉞ついでにお願いしたいんだけど
いつもお願いしている仕事の他に追加して案件をお願いしたいとき「ついでにお願いしたいんだけど。」はコレ✕、「この仕事も追加でお願いできますか？」がコレ〇。相手に配慮した言葉を選んで話すことが大切です。
あくまでも相手の時間やスケジュールを空けてもらう事になるので、自分が言われて不快にならないようなフレーズを選択してください。
例えば「可能であれば、この仕事も追加でお願いできますか？」「今週中に出来上がれば嬉しいのですが、この仕事も追加でお願いできますか？」とお伺いをする気持ちを忘れずに話しましょう。
㉟ちゃんとやったつもりでした
仕事でのミスを指摘されたシーンで「ちゃんとやったつもりでした。」はコレ✕、「理解しているつもりでしたが、あってはならない事でした。」がコレ〇。深く反省していることを伝えるフレーズを使用した方がまだ好感が持てます。
人間なのでミスはあります。起こした後の対応をしっかりと行うことで原因究明を行ったり、相手の怒りを落ち着かせる事に繋がります。
例えば「昨日の件について、私は理解しているつもりでしたが、結果としてあってはならない事でした。」「毎日行っている業務だったので、理解しているつもりでしたが、私の気の緩みから起こってしまった事でした。」と話し、申し訳ありません。や本日より気を引き締め直します。と深く反省していることを伝えると誠意が伝わるので覚えておきましょう。
㊱もう少し延ばせませんか？
提出期限や納期など、もう少し時間が欲しい場合に「もう少し延ばせませんか？」とお願いするのはコレ✕、「もう少し猶予（ゆうよ）を頂く事は可能でしょうか？」とコレ〇な言葉遣いを意識しましょう。
本当に申し訳ないと思っていることを意識して慎重に言葉選びをしましょう。こちらの都合で相手の予定を急遽、変更させている事を忘れずに。
例えば「もう少しだけ文章をまとめる時間が必要で、後１５分ほど猶予を頂く事は可能でしょうか？」「商品が届きましたらすぐにご連絡しますので、後、３日ほど猶予を頂く事は可能でしょうか？」と猶予を貰う理由を話してから使うことが多くなると思います。
㊲予定があるので参加できません
飲み会や勉強会に急遽、誘われた際に「予定があるので参加できません。」はコレ✕、「あいにく外せない用件がありまして。」と丁寧な言葉で断ることがコレ〇です。
もちろん、仕事の優先順位を考えて他の日に移してもらえるのか？相手に交渉することも必要になるシーンになりますので、柔軟に対応した返事が出来ると更にコレ〇です。
例えば「あいにく○○日はどうしても外せない用事がありまして。」「あいにく外せない用件がありまして、他の日に予定を組んで頂く事は可能でしょうか？」と予定の内容は聞かれない限り、伝えなくても大丈夫ですが、申し訳ない気持ちは忘れないようにしましょう。
㊳私には無理です
仕事の依頼や代理業務などの今の自分には出来そうに無い事を依頼された場合に「私には無理です。」はコレ✕、「私にはまだそのスキルが無く荷が重いです。」と断る理由を伝えながらコミュニケーションを取るのがコレ〇。
もちろん、自分の力量だけではなく、仕事のスケジュールが空いていないので受けられない等の様々な理由があるので、相手を不快にさせないためにも誠実にお断りしましょう。
例えば「この事務についてですが、私にはまだそのスキルが無く荷が重いです。」「今回のご依頼についてですが、私には荷が重いので上司と相談してからのご連絡でもよろしいでしょうか？」と断るだけではなく、可能にするための代替案を提案するテクニックも持っていると良いと思います。
㊴違うと思います
相手が話している内容が間違えていると思った時に「違うと思います。」はコレ✕、「お言葉を返すようですが。」に続けて自分の意見を伝えるのがコレ〇。
職場環境を円滑に過ごしたいと思っているのに、相手の意見を否定するのは本当に勇気のいる行動だと思います。だからこそ相手を思いやる適切な言葉を知っておきたいですね。
例えば「お言葉を返すようですが、○○も良いと思いますが、△△の方が現場が更に円滑に進むと思います。」「お言葉を返すようですが、私はもう少し○○さんの話を聞いてから答えを出した方が良いと思います。」とどんな時も理由や根拠を合わせて話し合いを進めると良いと思います。
㊵何ですか？
上司や取引先の方に呼ばれた際に「何ですか？」はコレ✕、「お呼びでしょうか？」がコレ〇になります。
雑な返事をするよりも上品な返事をすることによって信用度が上がるものです。意外と意識しないで使っている方も多いので目上の人や大切な取引先の方には必ず使うことがオススメです。
例えば「○○様、お呼びでしょうか？」「○○常務、お呼びでしょうか？」というように名前を加えてコミュニケーションを取ると逆に好感度が上がる事もあるので意識してみて下さい。
職場コミュニケーション術～まとめ～
６０パターンの内２１～４０までの中篇を紹介してきました。
次の記事では４１～６０を紹介していきますので、言葉の引き出しを広げたい方は下のリンクより進んで頂けると嬉しいです。
「職場でのコミュニケーション」コレ〇コレ✕の言葉遣い６０パターン～後篇～(41～60)
他にも履歴書に書くことが出来るコミュニケーション検定や、自分のコミュニケーション能力を分野別に数字化して教えてくれる無料カウンセリングを受けることが出来るので、興味のある方は下のリンクから覗いてみてください。
・苦手な上司・部下の理由と解決策がわかる！伝え方コミュニケーション検定
・【コミュトレ無料カウンセリング】あなたの強みと課題をアドバイス
最後まで読んでいただきありがとうございます。
皆様が職場でのストレスが少しでも和らぐ事を祈っています。
前篇をおさらいする方は下のリンクから
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